Tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP sử dụng mạng LAN/INTERNET

Nếu bạn đang nghĩ đến việc đầu tư mới hoặc chuyển sang hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cũ sang công nghệ IP/VoIP, có lẽ bạn đã nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn điện thoại bàn IP và tổng đài IP hoạt động trên mạng LAN/INTERNET hiện có để cho nhu cầu liên lạc nội bộ và nghe/gọi cho khách hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP chạy trên hạ tầng mạng LAN/INTERNET có sẵn

Điện thoại VoIP và tổng đài VoIP sử dụng giao thức thoại qua Internet (VoIP) thay vì công nghệ PSTN cũ đã lạc hậu để thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại trên nền tảng mạng LAN/WAN hiện có trong doanh nghiệp. Do vậy chúng dễ dàng kết nối với các thiết bị mạng Switch qua dây Ethernet RJ45 hoặc mạng không dây qua thiết bị Wifi Router/AP. Sau khi hệ thống tổng đài điện thoại (bao gồm tổng đài nội bộ IP + điện thoại nội bộ IP) được kết nối với các thiết bị mạng này, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi VoIP. Ngày nay, các thiết bị VoIP đều sử dụng giao diện Web-base, bạn có thể tùy chỉnh các tính năng, chẳng hạn như tạo thông báo chào mừng lễ tân ảo, cấu hình tài khoản SIP, thêm người dùng mới, cài đặt ghi âm.

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone hoạt động như thế nào?

Điện thoại VoIP (còn được gọi là điện thoại Internet và điện thoại IP) hoạt động bằng cách chuyển giọng nói của bạn thành dữ liệu (còn được gọi là gói dữ liệu). Dữ liệu thoại kỹ thuật số của bạn sau đó sẽ được truyền qua internet (tương tự như gửi email) thông qua tổng đài VoIP.

Cuộc gọi VoIP được thực hiện trên điện thoại của bạn (được kết nối với mạng LAN, internet bằng cáp mạng hoặc bằng Wifi) hoặc qua máy tính sử dụng một phần mềm ứng dụng. Khi bạn thực hiện cuộc gọi, nhà cung cấp dịch vụ VoIP định tuyến các gói dữ liệu thoại giữa bạn và người gọi khác, tất cả chỉ trong tích tắc.

Tổng đài VoIP, còn được gọi là tổng đài internet, là một mạng điện thoại dựa trên nền tảng Internet. Tổng đài IP PBX có thể là tổng đài vật lý đặt tại các doanh nghiệp, hoặc cũng có thể là tổng đài VoIP PBX ảo trên đám mây được cung cấp bởi một nhà dịch vụ VoIP. Tổng đài vật lý VoIP chỉ cần đầu tư 1 lần, trong khi với tổng đài ảo doanh nghiệp phải trả một khoản phí hàng tháng để sử dụng dịch vụ.

Điện thoại IP/VoIP

Để phân biệt với nhiều loại điện thoại khác có trên thị trường, ta có thể nhận thấy đặc điểm rất rõ ràng là điện thoại IP Phone thực hiện nghe/gọi VoIP trên hạ tầng mạng LAN/WAN có dây RJ45 và mạng không dây Wifi. Theo đó, điện thoại voice ip truyền tải giọng nói qua các gói tin IP trên nền tảng internet thay vì tín hiệu analog truyền thống.

Không giới hạn trong đàm thoại bằng giọng nói, điện thoại IP Video còn cung cấp cho người dùng một phương tiện nghe/gọi kèm hình ảnh chất lượng cao full HD. Điện thoại Video IP Phone có thể thực hiện các cuộc gọi video call qua các phần mềm OTT chuẩn SIP, Skype, Facebook, Google Talk, Direct IP dễ dàng, tiện lợi. Điện thoại Video Phone là giải pháp truyền thông liên lạc trực tuyến, như các cuộc họp/hội thảo có hình, giới thiệu/trình diễn sản phẩm, đào tạo từ xa, .v.v.

• Điện thoại để bàn không dây Wi-Fi giá rẻ Atcom D2SW, D3SW, A20W.
• Điện thoại để bàn giá rẻ dùng cáp RJ45 tốc độ 10/100Mbps Atcom D20, D21 (PoE), D32, D33 (PoE) hoặc Gigabit Atcom D26, A16, A48, A68.

Tổng đài IP

Tổng đài IP là thiết bị trung tâm của bất kỳ hệ thống điện thoại nội bộ nào, do vậy cần được tính toán về số lượng máy nhánh phù hợp cho đủ số lượng nhân viên hiện có và khả năng mở rộng trong tương lai. Tổng đài VoIP hỗ trợ nhiều khả năng khác nhau, từ cách triển khai hệ thống đến cách định tuyến cuộc gọi vào các thời điểm khác nhau trong ngày đến khả năng ghi âm, giám sát, báo cáo cuộc gọi và hoạt động của từng số máy nhánh, v.v. các tùy chọn này có sẵn để phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

• IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone đang chuyển đổi giao tiếp kinh doanh.

Trong những thập kỷ gần đây, công nghệ điện thoại thông minh đã thay đổi cách chúng ta tương tác với nhau và nhận thông tin. Theo xu hướng phát triển công nghệ, việc sử dụng điện thoại cố định của hộ gia đình và các doanh nghiệp liên tục giảm và khả năng công nghệ điện thoại Analog sẽ dừng hẳn trong thời gian tới.

Lễ tân ảo VoIP

Nhân viên lễ tân là cổng vào cho một doanh nghiệp. Với lời chào IVR trang trọng và các hướng dẫn chuyên nghiệp, bạn sẽ cho khách hàng thấy rằng cuộc gọi của họ được trân trọng. Khi nhân viên lễ tân không thể nhận cuộc gọi, chẳng hạn như đang bận với cuộc khác hoặc không có mặt tại đó, bạn có thể lập trình nhân viên Lễ tân ảo VoIP để tiếp quản. Thay vì nghe thấy tín hiệu bận hoặc bị tạm giữ (bởi nhân viên lễ tân bận rộn), người gọi sẽ nghe được các hướng dẫn bằng các tin nhắn được ghi âm sẵn và chọn một tùy chọn cho cách họ muốn tiếp tục.

Tạo trải nghiệm chuyển tiếp cuộc gọi tích cực.

Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn và nhận được bản ghi âm, các tùy chọn mà họ nghe được là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt và giữ chân họ gắn bó với doanh nghiệp của bạn. Mỗi giây được tính từ thời điểm người gọi nghe thấy lời chào đầu tiên của bạn đến hành động cuối cùng mà họ thực hiện trước khi kết thúc cuộc gọi. Bạn có thể điều chỉnh các chức năng chuyển tiếp của mình để đưa người gọi đến nơi họ cần trong thời gian ngắn nhất có thể, hoặc cũng có thể điều hướng cuộc gọi của họ tới người chuyên trách.

Thêm nhóm đổ chuông.

Đảm bảo rằng mọi người gọi đều có trải nghiệm tích cực với hệ thống gọi điện tự động của bạn bằng cách lập trình Nhóm đổ chuông lễ tân ảo qua trang quản trị web.

Đổ chuông đồng thời: Đồng thời Ring hoạt động tốt trong các phòng ban mà các nhân viên đều có trách nhiệm nhận cuộc gọi như nhau. Khi một người gọi cần nói chuyện với đại diện bán hàng, tất cả các điện thoại trong bộ phận bán hàng sẽ đổ chuông.

Đổ chuông tuần tự: Khi ai đó gọi và người đủ điều kiện nhất không có mặt, điện thoại của người đủ điều kiện tiếp theo sẽ đổ chuông. Tính năng này rất lý tưởng cho người quản lý văn phòng, những người không thể bị quấy rầy trong cuộc họp và có thể chuyển cuộc gọi đến cho trợ lý.

Di động với VoIP

Ngày nay, giao tiếp khi đang di chuyển là rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với thách thức trong việc làm cho việc sử dụng điện thoại di động và văn phòng trở nên liền mạch. Việc sử dụng số điện thoại của họ là không thực tế đối với những nhân viên cần sử dụng thiết bị cá nhân cho các cuộc gọi công việc. Với ứng dụng di động VoIP dành cho doanh nghiệp, họ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng một số doanh nghiệp chuyên dụng thông quan các ứng dụng phần mềm VoIP cài trên điện thoại smartphone.

Cuộc gọi hội nghị

Nếu các cuộc gọi hội nghị là một phần không thể thiếu trong công việc kinh doanh của bạn, bạn hiểu nhu cầu về một chiếc điện thoại hội nghị mang lại âm thanh hoàn hảo. Hầu hết các điện thoại IP đều có loa ngoài công suất lớn để thực hiện cuộc gọi hội nghị, cũng như có thể sử dụng các điện thoại hội nghị chuyên dụng cho các cuộc họp nhóm này.

Giữ số điện thoại hiện có của bạn.

Số điện thoại của bạn là huyết mạch kinh doanh của bạn, khách hàng của bạn có thể gọi cho bạn chỉ với 1 số VoIP mọi lúc, mọi nơi giúp quá trình chuyển đổi sang hệ thống IP diễn ra liền mạch. Ngay khi cắm điện thoại, bạn sẽ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Không cần thay đổi danh thiếp, tiêu đề thư và thông tin liên hệ trên trang web. Không cần phải lo lắng về việc khách hàng nhận được thông báo không còn phục vụ.